邱學姊：89級五專部畢業系友
現服務於：台虹科技人資部 董事長秘書資歷五年
1.請問學姊秘書的工作內容有哪些？
Ans：以我們公司為例，祕書的工作大致分為以下幾項:
1.文書行政工作(行程安排、費用申請、資料彙整...等)
此點為秘書最基本的工作內容。行程安排包含內外部會議、出差行程
以及工商活動，主管每天的行程都非常繁多與緊湊，秘書須要將時間
安排妥善與適時提醒主管。當然各項與主管相關的費用申請與資料彙
整...等工作也是不可或缺的。
2.交辦事項(此點所涵蓋的內容非常廣泛，交辦內容五花八門，可能請你
搜尋市場資訊，可能請你訂飯店、訂機票，也可能請你查詢哪一家
日本料理好吃，或是幫他的小朋友製作班級通訊錄...等，於公於私
多少都需要協助處理。)而主管交代秘書工作，不管何時都有可能，
因此祕書通常365天24小時，手機都保持暢通。)
3.筆譯、口譯
身為日文秘書，文件、信件翻譯與會議口譯是必然的工作。
4.來賓接待
如遇貴賓來訪，秘書通常需提早到門口等候，並在帶領貴賓就坐後，
準備茶水或於用餐時間幫忙準備餐點。
5.各部門之行政支援
這個領域所包含的範圍也很大，因為秘書是個服務性質很強的一份
工作，所以只要其他部門需要"行政支援"，秘書常常會是首選。
不過這樣的狀況，會隨著公司文化的不同或對職務定位的不同，而
有所差異。
2.請問學姊若我想應徵秘書職務，我需要具備哪些條件？
Ans：
一.外在條件:
a.語文能力
我們公司雖然是台商，可是大股東與供應商都是日商，還有外聘日本
顧問，所以日文能力當然是不可或缺，但因為主管會接觸到的賓客，
可能來自於不同國家，所以在精進日文能力的同時，同時也別忘了
有機會要加強英文能力。
b.基本文書處理
當然基本的OFFICE文書處理是必備的，但需要精通到甚麼程度，端看
主管需求。
c.外型
雖說能力是最重要的，但某些工作的性質還是會被要求要有一定程度
的外型與儀態。(譬如空姐、秘書...等)。但這也會隨著主管或公司
屬性的不同，而有不同標準。
二.內在條件
一般來說，主管會希望秘書具備的人格特質有 1.抗壓性強、2.EQ高、
3.有耐性、4.有責任感、5.有服務熱忱。即使自己在私底下沒有完全
符合以上特質，但如果自己有想過要從事秘書工作，在工作上就要
盡量達到這樣的標準。
3.請問學姊覺得秘書工作最辛苦的是什麼？最大的收穫是什麼？
Ans：
這是出社會後第一份工作，任何一種嘗試都是學習。當了五年秘書，
在待人接物與溝通協調方面變得更圓融，處事變得更細心謹慎了。
另外，因為必須時常幫主管查詢各類訊息，所以日積月累，也會在
無形中吸收了不少日常生活相關的資訊。可是平心而論，我個人
適應最久的，其實是陌生領域的翻譯工作。在學期間很少機會能接觸
到財務領域的知識，所以當初剛接到對應日本股東的工作時，挫折感
很大。
光是中文就完全不知道是甚麼意思，更別提要把財務報表或董事會
議程全部翻成日文，並且解釋給日本人聽了，當時除了花了很多功夫
做功課之外，還得頻頻請教會計部門的人，但由於財務畢竟不是專業，
也不是興趣所在，所以現在即使已經可以處理基本的問題，但還是有
許多不懂的地方有待學習。這是身為翻譯者較容易面臨到的狀況，大
多數人都會覺得，日文系出身的人，日文學了那麼久，應該不管丟
甚麼東西給你，只要是日文，你都要會。
所以平時多方涉獵各種領域的知識與常識，是十分重要的，只要肯下
功夫學習，一點一滴都會是存在腦袋裡的寶物。
4.請問學姊工作中運用日語的機會多嗎？需要交際應酬嗎？
Ans：因為我是負責日本股東以及外聘日本顧問的窗口，所以用到日文的
機會不算少。有時候如果生產部門或採購部門有需要，也是需要幫忙
溝通或翻譯。而交際應酬部分，要看主管屬性，以我們公司為例，
主管在外交際應酬時，秘書偶而需要隨行在側，小酌可能也是較難避免。
5.請問學姊覺得秘書是個適合長久擔任的職務嗎？
Ans：雖然說部分的秘書工作，可能都有年齡限制，可是我在擔任秘書期間，
其實也接觸過很多其他公司的資深祕書，有的當了10幾年秘書，有的
年齡已超過40，但以現役秘書之姿而活躍於職場的，仍大有人在。所以
嚴格來說，秘書並沒有絕對適合或不適合的年限，主要還是看所處的
環境與能力表現而定。
以我個人的狀況來說，我從事秘書工作五年，但在前年走入家庭之後，
因考慮到未來規劃，自覺有些工作可能較無法勝任，所以幾番思量之後，
已在2010年下半年請調人事部門，所以目前正在體驗新領域、學習新東西。
其實不管是做甚麼工作，自己的人生藍圖，是由自己勾勒，自己知道自己
想要的是甚麼，然後朝著那個方向前進，才是最重要的喔~
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